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Assistant Travel (H/F)

Position ID : RU-1810-105
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Job type

Company :
Axens
Contract :
CDI
Activity :
Process licensing
Location :
France - Rueil Malmaison

description

Gestion des voyages :
 Traiter les demandes de déplacement émanant des personnels de la BU PL et pour partie de la BU E&S (direction des opérations France) ou des prestataires extérieurs travaillant pour Axens : étude du trajet de voyages, réservations, transmissions des informations et éléments aux collaborateurs, suivi des voyages et traitement des modifications (itinéraires, timing).
 Prestataire de voyage :
o Prise en main de l’outil de réservation CWT et EGENCIA
o Vérifier et veiller à l’application des politiques voyages de 4 sociétés différentes par les prestataires de service
o Challenger les propositions du prestataire si celles-ci ne sont pas adaptées aux réalités de l’entreprise tant sur l’aspect temps de transport que coûts.
o Voyages On-Line : étude des meilleures possibilités de vols, avec analyse du coût
o Appliquer nos processus d’imputations des affaires.
 Assurer l’obtention (simples ou multiples) de visas pour le ou les pays de destination des collaborateurs en mission : interface avec le prestataire visas (Visa Express), analyse des besoins de visas et de l’enchaînement de leurs obtentions, préparation des dossiers de demandes (contacts avec clients ou filiales pour rassembler les documents requis), interface avec Visa Express pour les dépôts de dossiers, suivi jusqu’à obtention du visa et information des collaborateurs.
 Assurer les reportings mensuels et annuels de son activité :
Suivi administratif :
 Contact et suivi avec les filiales des demandes de lettres d’invitation pour l’obtention des visas.

PROFILE & SKILLS REQUIRED

Education :

 Vous avez une expérience de 5 à 7 ans dans le domaine et la gestion des voyages
 Vous maitrisez l’anglais de manière opérationnelle (oral et écrit).
 Vous maitrisez le pack office et avez une connaissance de l’outil SAP

Skills :

 Vous êtes bien organisé(e), vous savez prioriser les actions, vous êtes habile dans la gestion de tâches multiples liées aux voyages
 Vous êtes doté(e) d’une compréhension rapide des problématiques et des réalités terrain de nos collaborateurs en mission à l’étranger
 Vous êtes réactif(ve) et doté(e) d’un grand sens de l’anticipation. Votre rigueur et votre sens du détail ont été des qualités reconnues lors de ses précédentes expériences.
 Vous faites preuve de professionnalisme, votre souplesse et votre dynamisme font de vous un élément essentiel et apprécié des Business Units. La gestion de l’imprévu est un facteur d’intérêt certain pour s’épanouir sur ce poste. Vous savez travailler en équipe et être en interface avec de nombreuses personnes différentes.

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